企業(yè)應如何參展（四）

【好展會網(wǎng)】 <p> （2）展臺工作交代 展前對展臺人員進行工作交代是展前最重要的工作之一。熟悉環(huán)境、了解工作是展臺人員工作高效率和高質(zhì)量的基礎。展前工作交代的目的是使展臺人員了解自己的工作環(huán)境、工作職責和工作目標。展前工作交待可以與展臺人員培訓同時進行，也可以分開進行。 工作交代可以用開會形式，與培訓一樣，形式越正規(guī)越好。會上主要強調(diào)工作目標、工作任務、工作要求以及作息和輪班安排。交代的主要內(nèi)容可以發(fā)資料由展臺人員自己閱讀。應要求展臺人員在開幕前閱讀完。資料內(nèi)容包括：展覽會情況、展臺情況、市場情況、展臺工作、活動情況、展臺工作管理、行政后勤安排等。也可以將有關資料匯編成展出工作文件，或稱展出工作手冊，不論是散的資料或是專門編印的手冊，內(nèi)容都要根據(jù)實際工作需要和條件選擇，可以簡單，可以復雜。資料或手冊要便于使用。<br /> <br /> （3）人員安排 展覽會開幕期間，展出的主要責任就是由組織者轉(zhuǎn)向展出者和展臺人員，由展臺人員開展接待觀眾、洽談貿(mào)易等工作。展出期間的負責人是展臺經(jīng)理。如果展覽規(guī)模大，可能要專門設立管理組織：即展覽團，由展覽團團長負責；展覽分團，由分團長負責；展臺，由展臺經(jīng)理負責。<br /> <br /> 2、展期工作展期工作是指展覽會開幕到閉幕這一段時間的工作，是展覽工作重要的階段，也是正式的展臺工作階段。如果展覽籌備工作做得充分，展臺人員經(jīng)過正常培訓和工作交代，并努力工作，展臺管理得當，那么展出目標應當能夠達到。<br /> <br /> （1）展臺工作，展臺工作的主要內(nèi)容包括接待客戶、洽談貿(mào)易、記錄和市場調(diào)研。<br /> <br /> A、接待客戶是展臺關鍵性工作之一。接待工作的主要內(nèi)容是發(fā)現(xiàn)新客戶并與之建立聯(lián)系，以及保持、鞏固與老客戶的聯(lián)系。 接待安排可以是隨意的，也可以是預約的。最好將預約接待安排在觀眾人少的時間。以減少會談時的打擾，同時也避免失去接待其他客戶的機會。 接待對象可以分為重要客戶、現(xiàn)有客戶、潛在客戶、普通觀眾等。重要客戶，不論是現(xiàn)有的還是潛在的，可以列出名單，事先告知展臺人員。如果發(fā)現(xiàn)重要客戶前來參觀，要予以特別的接待。要接待好現(xiàn)有的客戶，維護好關系。但是如果不是洽談業(yè)務，就不要因為他們而耽誤接觸新客戶。可以約他們在閉館后吃飯、喝酒。接待潛在客戶是展覽會的最大優(yōu)勢、最大價值所在，也就是展臺最重要工作之一。普通觀眾一般沒有貿(mào)易價值，與展出目標沒有直接關系，因此，不要耗費時間和精力接待普通觀眾，但是注意不能沒有禮貌。可以巧妙一點，客氣地打招呼，簡略地解答問題，盡快結(jié)束交談。<br /> <br /> B、洽談工作也是展臺關鍵性工作之一，與接待工作緊密相連。洽談工作的重要內(nèi)容之一是推銷，推銷公司產(chǎn)品和服務，推銷公司形象。 有效的推銷會使?jié)撛诳蛻魧φ钩龉井a(chǎn)生信任，對展出的產(chǎn)品、服務產(chǎn)生興趣，會使現(xiàn)有客戶對新產(chǎn)品產(chǎn)生興趣和購買意向。達到這一步，就開始進入洽談階段。要積極地爭取與現(xiàn)有客戶簽訂新的貿(mào)易合同。但是對新客戶的大宗買賣以及投資項目要慎重，不宜當場簽約。任何決定必須在徹底調(diào)查之后作出。報價、條件再好，也要保持慎重的態(tài)度，尤其是對展覽會臨結(jié)束前提出的大宗買賣和投資項目要警惕。趁熱打鐵的觀念不可使用在展覽會上。展覽會的關鍵功能是建立新的關系，展覽會之后還需要做調(diào)查工作，知根知底后再簽大筆買賣和大項目投資。推銷工作的成果表現(xiàn)在簽訂貿(mào)易合同。<br /> <br /> C、記錄是展臺正式工作之一。記錄對展覽評估和展覽后續(xù)工作都很重要。展臺記錄的范圍可以很廣，但是主要記錄是接待和洽談工作。記錄方式有多種，常見的有收名片，使用登記簿、記錄表格、電子記錄設備等。 記錄內(nèi)容、格式應在展覽會前準備好。記錄內(nèi)容根據(jù)工作需要選定，不要忽略任何重要信息，也不要記錄沒有價值的內(nèi)容。記錄格式設計主要考慮使用方便和效率。展覽會開幕前，必須讓展臺人員熟悉記錄表格。記錄表格最好是復寫式，一式多份：一份留給當?shù)貦C構(gòu)或代理，一份盡快發(fā)回總部，一份留在展臺，用于存檔和后續(xù)工作。復寫式表格的每份都要注明去向和用途。如果是單頁式表格，可以一天結(jié)束時或指定時間將表格內(nèi)有關情況摘出發(fā)回總部以便于工作迅速處理。 展臺人員在做記錄時，要爭取盡可能準確，尤其是潛在客戶。準確的記錄有助于后續(xù)工作的針對性和效率。展臺接待和洽談記錄要適時統(tǒng)計。每天可以簡單的統(tǒng)計，內(nèi)容包括觀眾接待數(shù)、觀眾來源、詢問內(nèi)容、合同洽談數(shù)量和金額等，統(tǒng)計結(jié)果是每天展后會議的內(nèi)容之一。對于一些需要急辦的事則交相應部門、人員盡快辦。在展覽會閉幕后，可以做復雜一些的統(tǒng)計、分析，包括：根據(jù)記錄建立或更新客戶名單，選編新的展出邀請名單；分析宣傳、廣告、公關的效率并找出改進的方向，統(tǒng)計后續(xù)工作建議，分輕重緩急安排處理等等。記錄、統(tǒng)計、分析也要指定人定時做。對于一些后續(xù)工作，迅速統(tǒng)計并立即處理非常重要。<br /> <br /> E、聯(lián)絡、公關工作是一項內(nèi)容很廣的工作，在此，主要談及客戶邀請、接待室、送禮工作。 客戶邀請工作是在展前已大規(guī)模做過。在展覽期間，仍應視需要繼續(xù)做客戶邀請工作。展覽期間的客戶邀請[Page]工作主要限于重要的現(xiàn)有客戶和潛在客戶。 接待室工作是展臺工作的一部分。如果配備接待室，要充分利用。接待室應用于有價值的客戶和貴賓。事先要向展臺人員明確說明誰可以使用、什么時候使用。接待室是接待、談判、簽約的地方，氣氛要輕松一些。但是要避免造成娛樂、消閑的氣氛，避免接待室成為觀眾和展臺人員休息的場所，要保持接待室做生意的氣氛。接待室的招待品可以分等級提供，比如：軟飲料、酒精飲料、快餐、正餐等。招待標準要按預算定，要注重效果。接待室要保持干凈。接待工作做得好，也是展出成功的條件之一。 展出工作一般都會配備禮品，要做好禮品管理工作。要明確贈送檔次，一般分貴賓和工作用禮品。在正常情況下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有數(shù)，不要早早用完。禮品可以事先包裝好，免得臨時送禮來不及包裝，在送禮后進行登記。一方面為了管理，另一方面是為了以后再送禮時好相應安排。 F、調(diào)研是展覽會的重要功能之一。貿(mào)易展覽會不僅是買賣場所，也是理想的調(diào)研場所。展覽會本身就是一個市場，是一個人員眾多、氣氛寬松的市場。在展覽會上做調(diào)研節(jié)省費用、節(jié)省時間。進行信息采訪，詢問市場、產(chǎn)品甚至競爭者的情況比在其他環(huán)境中容易。在展覽會上，展出者和參觀者都不介意回答一些問題，有些甚至很樂意提供意見和建議。而在其他場合，就不是那么容易獲得答復。據(jù)稱，有關市場的任何問題都可以通過展覽會的調(diào)研獲得結(jié)果。在展覽會上的調(diào)研范圍和內(nèi)容可根據(jù)展出需要和條件安排。 調(diào)研工作可以委托專業(yè)公司做，也可以由展臺人員自己做。專業(yè)調(diào)研公司的工作質(zhì)量高，但是他們的產(chǎn)品專業(yè)知識可能不是太精。<br /> <br /> 另外，出于經(jīng)費、人員等方面原因，展出者大部分是自己做調(diào)研工作。</p><br>
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