如何運(yùn)營(yíng)會(huì)議接待中心

答：應(yīng)是會(huì)議服務(wù)公司

答：1,會(huì)議接待中心的前期定位，裝飾，布置
2,會(huì)議召開的設(shè)備和用品準(zhǔn)備，如：投影機(jī)，投影幕布，語音廣皤，攝像，茶，筆，紙，登記本等
3,制定會(huì)議流程，擬定相關(guān)負(fù)責(zé)人，培訓(xùn)接待人員，以提供專業(yè)服務(wù)
4,印制會(huì)議中心的宣傳資料，編寫會(huì)議方案模版
5,與參會(huì)單位洽淡，撰寫詳細(xì)會(huì)議方案，請(qǐng)客戶參觀，考察場(chǎng)地，確定方案，簽訂合同，對(duì)客戶聯(lián)絡(luò)人保持聯(lián)系
6,會(huì)議安排實(shí)施，會(huì)前準(zhǔn)備，擬合同人數(shù)，組織客房，餐飲，酒店，娛樂，旅游，交通，準(zhǔn)備會(huì)議資料，邀請(qǐng)函，會(huì)議標(biāo)語，歡迎牌，指示牌，簽到，合影，錄音錄像，水果點(diǎn)心，菜單，景點(diǎn)，導(dǎo)游安排等
7，對(duì)數(shù)，結(jié)帳，匯總，指定專人負(fù)責(zé)
8，制作通訊錄分發(fā)
9,定期回訪，提供最新資料

和酒店談時(shí)間租期，設(shè)備租賃，服務(wù)項(xiàng)目，住宿，餐飲，用品，結(jié)算方式，價(jià)格等，談之前要對(duì)整個(gè)會(huì)議的工作流程，會(huì)議流程，方案，細(xì)節(jié)，價(jià)格都詳細(xì)了解就好談了，談來談去也是會(huì)議和接待以及時(shí)間，結(jié)算


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千島湖國(guó)際會(huì)議中心策劃方案
(咨詢報(bào)告)

千島湖國(guó)際會(huì)議中心，是杭州“十一五”發(fā)展規(guī)劃提出的重點(diǎn)項(xiàng)目之一，是發(fā)展千島湖休閑旅游與會(huì)議旅游的大手筆，是淳安社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要抓手和推手。項(xiàng)目建設(shè)將大大完善千島湖休閑旅游度假區(qū)功能，促使千島湖旅游更加和諧并可持續(xù)性的向前發(fā)展。
一、千島湖會(huì)議經(jīng)濟(jì)的意義和作用
千島湖是國(guó)家級(jí)風(fēng)景名勝區(qū)，景區(qū)總面積982平方公里，是杭州西湖的108倍，庫容量達(dá)178億立方米，是西湖的3000余倍，湖區(qū)擁有大小島嶼1078座，星羅棋布、姿態(tài)各異，故稱千島湖。自上個(gè)世紀(jì)八十年代初期開放以來，千島湖旅游得到了迅速發(fā)展，千島湖被譽(yù)為“天下第一秀水”。千島湖群山疊翠，森林茂盛，四季鳥語花香，氣候宜人，是休閑、度假、療養(yǎng)、訪古、垂釣、狩獵、探幽的好去處。
千島湖是休閑度假勝地，也是會(huì)議旅游的首選目的地之一，自然條件完全不亞于以“達(dá)沃斯論壇”著稱的瑞士達(dá)沃斯和“博螯論壇”著稱的海南博螯。世界經(jīng)濟(jì)論壇年會(huì)會(huì)址所在地的達(dá)沃斯，本是瑞士窮山僻壤的一個(gè)小鎮(zhèn)，現(xiàn)在已成為全世界會(huì)議經(jīng)濟(jì)注意力的中心，每年的年會(huì)，僅世界主流媒體就有600多家蜂擁而至。我國(guó)海南省瓊海市的小島博鰲，也因?yàn)閬喼拚搲陼?huì)的舉辦而一舉成名天下。事實(shí)上，2005千島湖“秀水節(jié)”期間舉辦的“國(guó)際湖泊論壇”（又稱“千島湖論壇”），也是為了打造千島湖會(huì)議中心品牌而所做的大膽嘗試。大力發(fā)展千島湖會(huì)議經(jīng)濟(jì)，帶動(dòng)千島湖會(huì)議旅游、休閑旅游的快速發(fā)展，已經(jīng)引起了國(guó)家旅游局和省市縣領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。
國(guó)際會(huì)議特別是國(guó)際大型會(huì)議，可以大大提高一個(gè)地方或一座城市的知名度和影響力?！?9昆明世界園藝博覽會(huì)，當(dāng)年曾經(jīng)吸引了1000多萬中外游客參觀，“’99世博會(huì)、永久世博園”，如今昆明世界園藝博覽園已經(jīng)成為國(guó)內(nèi)最著名的AAAA旅游景區(qū)之一。據(jù)昆明世博集團(tuán)公司總經(jīng)理花澤飛介紹，世博會(huì)結(jié)束后，世博集團(tuán)立足于做強(qiáng)、做大以會(huì)展與會(huì)展文化傳播為核心的產(chǎn)業(yè)，由于世博園后續(xù)發(fā)展和轉(zhuǎn)制搞得比較好，云南省政府又把十來億資產(chǎn)，有15萬平方米的昆明國(guó)際會(huì)展中心（國(guó)際貿(mào)易中心）交給世博集團(tuán)，委托世博集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理。昆明國(guó)際貿(mào)易中心，就是歷年舉辦昆交會(huì)的場(chǎng)館，世博集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理后，盤活了場(chǎng)館，2003年就接待了330多個(gè)會(huì)議和展覽。目前，以昆交會(huì)、旅游交易會(huì)等大型會(huì)展為主要標(biāo)志，發(fā)展世博相關(guān)會(huì)展產(chǎn)業(yè)，昆明作為我國(guó)中西部地區(qū)國(guó)際會(huì)展中心的龍頭地位進(jìn)一步得到了確立。’99昆明世界園藝博覽會(huì)對(duì)昆明乃至整個(gè)云南都有著深遠(yuǎn)的意義和影響?！耙粋€(gè)會(huì)議改變了一座城市”，借著世界園藝博覽會(huì)的東風(fēng)，昆明的城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提前了至少十年！借著世界園藝博覽會(huì)的轟動(dòng)效應(yīng)，云南從一個(gè)鮮為外界知曉的中國(guó)邊陲省份，一夜之間聞名全國(guó)走紅世界，省內(nèi)一大批景區(qū)景點(diǎn)也因此而迅速馳名國(guó)際國(guó)內(nèi)，云南旅游業(yè)得到迅猛發(fā)展，成為我國(guó)數(shù)一數(shù)二的旅游大省。
相對(duì)于中西部地區(qū)的中心城市的昆明，以北京為中心的環(huán)渤海灣會(huì)展經(jīng)濟(jì)帶，以上海為中心的長(zhǎng)三角會(huì)展經(jīng)濟(jì)帶，以廣州為中心的珠三角會(huì)展經(jīng)濟(jì)帶，北京、上海、廣州作為我國(guó)會(huì)展一線城市，正引領(lǐng)中國(guó)會(huì)展經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展。上海是國(guó)際大都市，作為“城市的面包”，“在城市上空撒錢”的會(huì)展業(yè)成為城市經(jīng)濟(jì)生活、精神生活、社會(huì)生活的“助推器”，成為提升城市國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的有力杠桿，對(duì)城市的整體發(fā)展、環(huán)境改善、人際關(guān)系的融合產(chǎn)生多方面的重要影響。上海每年舉辦的各類展覽400多個(gè)，展覽面積合計(jì)超過300萬平方米，舉行各類國(guó)際會(huì)議300多個(gè)，各類國(guó)內(nèi)會(huì)議數(shù)以萬計(jì)，吸引了世界各個(gè)國(guó)家和地區(qū)的人員來滬參展參會(huì)，會(huì)展規(guī)模和影響已經(jīng)擠身世界先進(jìn)會(huì)展城市行列。浦東國(guó)際博覽中心，由浦東區(qū)政府和德國(guó)慕尼黑會(huì)展中心、德國(guó)漢諾威會(huì)展中心、多塞爾道夫會(huì)展中心合資建造，建筑面積25萬m²，每年僅僅場(chǎng)地出租費(fèi)就達(dá)1億。在浦東國(guó)際博覽中心輻射作用帶動(dòng)下，附近十多家家高星級(jí)賓館，客房出租率提高了10%～15%。會(huì)展這塊“大蛋糕”已成為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的生力軍，成為城市經(jīng)濟(jì)新的增長(zhǎng)點(diǎn)。特別是2010年上海世界博覽會(huì)，將給上海乃至全國(guó)帶來更多的驚喜和機(jī)會(huì)，其中參觀游客7000萬人次，光旅游收入就是一個(gè)天文數(shù)字。這些游客相當(dāng)部分會(huì)來杭州、會(huì)到千島湖，還會(huì)派生出其他會(huì)議旅游、休閑旅游方式，從而大大促進(jìn)杭州和千島湖的旅游發(fā)展。
浙江、杭州的會(huì)展業(yè)，是以上海為中心的長(zhǎng)三角會(huì)展經(jīng)濟(jì)帶的重要組成部分，與國(guó)際大都市上海形成了重要的互補(bǔ)關(guān)系，特別是會(huì)議產(chǎn)業(yè)，杭州與上海的互補(bǔ)關(guān)系更加明顯。改革開放以來，浙江經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，以“市場(chǎng)大省”、“旅游大省”為依托的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，對(duì)浙江會(huì)展業(yè)發(fā)展起到了重要推動(dòng)作用。杭州西湖博覽會(huì)（世界休閑博覽會(huì)）、寧波消費(fèi)品博覽會(huì)與服裝節(jié)、中國(guó)(義烏)國(guó)際小商品博覽會(huì)等已經(jīng)成為全國(guó)重要的會(huì)展品牌。浙江會(huì)展產(chǎn)業(yè)以區(qū)域集群經(jīng)濟(jì)為基礎(chǔ)，區(qū)域中心城市杭州、寧波、溫州、義烏等會(huì)展經(jīng)濟(jì)都得到了迅速發(fā)展。
浙江會(huì)展業(yè)經(jīng)過多年發(fā)展，逐步形成了以杭州、寧波、義烏為主的北部、東部和中部三大會(huì)展經(jīng)濟(jì)區(qū)域，全省會(huì)展呈現(xiàn)三足鼎立格局。杭州展會(huì)側(cè)重文博、旅游、輕工、休閑，寧波展會(huì)集中于工業(yè)類制造業(yè)及外向型經(jīng)濟(jì)類展會(huì)，義烏展會(huì)則憑借小商品市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)，開拓禮品、五金、文具、消費(fèi)品等展會(huì)，促進(jìn)國(guó)際貿(mào)易發(fā)展。這些地方辦會(huì)辦展的經(jīng)驗(yàn)很值得千島湖發(fā)展會(huì)議經(jīng)濟(jì)借鑒。
（一）杭州：會(huì)展經(jīng)濟(jì)步入新階段
2006年，杭州共舉辦展覽238個(gè)，其中國(guó)際展會(huì)30個(gè)，展覽面積100萬平方米，全年會(huì)展?fàn)I業(yè)收入1 191 1萬元，展覽業(yè)邁入了一個(gè)新階段。在成功舉辦了7屆西博會(huì)之后，2006年杭州成功舉辦了世界休閑博覽會(huì)、第八屆西湖博覽會(huì)、中國(guó)國(guó)際動(dòng)漫節(jié)等一系列大型國(guó)際展會(huì)，極大的帶動(dòng)了杭州休閑業(yè)、動(dòng)漫業(yè)、旅游業(yè)的發(fā)展。

答：一、 會(huì)議報(bào)道之前的工作

1、與會(huì)議主辦單位確認(rèn)會(huì)議的報(bào)到日期、會(huì)議名稱、會(huì)議用水牌和布標(biāo)、到會(huì)的大致人數(shù)、使用會(huì)議室的日期和會(huì)議室擺設(shè)方式、會(huì)務(wù)組老師（或工作人員）到達(dá)日期（確認(rèn)航班或車次）、會(huì)務(wù)組的會(huì)議要求（會(huì)議主辦單位內(nèi)容， 到會(huì)講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時(shí)間、有關(guān)會(huì)議安排的細(xì)節(jié)問題、會(huì)后考察的具體行程安排）；同時(shí)提供所掌握的酒店情況給會(huì)議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價(jià)格在符合會(huì)議要求的范圍內(nèi)。
2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標(biāo)、會(huì)議室價(jià)格按天計(jì)算、酒店位置），落實(shí)在會(huì)議報(bào)到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報(bào)到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車）；落實(shí)會(huì)后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社（只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂）。

▲會(huì)議場(chǎng)地要求：9個(gè)多媒體教室；容納2-300人左右

3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場(chǎng)或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車（公交車）方式告知會(huì)議主辦方；同時(shí)可再次與對(duì)方確認(rèn)會(huì)議報(bào)到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項(xiàng)（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個(gè)人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對(duì)準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對(duì)方作出相應(yīng)的安排和接會(huì)準(zhǔn)備。
5、準(zhǔn)備會(huì)議所用相關(guān)用具（會(huì)議在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識(shí)、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時(shí)刻表、相應(yīng)的返程交通價(jià)格表、會(huì)后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌）同時(shí)通知會(huì)議用酒店此次會(huì)議的名稱和對(duì)于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。
6、通知酒店，會(huì)務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會(huì)人員的情況而定】進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會(huì)務(wù)組用房；同時(shí)通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員會(huì)議所在酒店和會(huì)務(wù)組房間號(hào)；同時(shí)與會(huì)議主辦方聯(lián)系告知會(huì)務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會(huì)議的名稱和報(bào)到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會(huì)務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員

二、 會(huì)議報(bào)到前準(zhǔn)備工作

1、入住酒店的工作人員須將會(huì)務(wù)組房間布置好以便會(huì)議報(bào)到時(shí)使用；同時(shí)與酒店各個(gè)相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會(huì)議細(xì)節(jié)問題（如：會(huì)議用布標(biāo)、水牌、會(huì)議室、餐廳的情況）；將會(huì)務(wù)組標(biāo)識(shí)張貼好在容易看到的地方。
2、詳細(xì)了解本會(huì)議所用場(chǎng)所的位置【如: 餐廳、會(huì)議室、會(huì)務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。
3、相關(guān)會(huì)議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如：會(huì)場(chǎng)布置情況、多媒體投影儀】。

三、 會(huì)議期間的工作

1、會(huì)議在報(bào)到期間最重要的是【收費(fèi)】。在收費(fèi)過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。
收費(fèi)過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：

（1）確定學(xué)員情況

（2）根據(jù)情況計(jì)算應(yīng)交費(fèi)用

（3）填寫收費(fèi)【收據(jù)】不撕！

（4）收款

（5）將收據(jù)撕下交于學(xué)員

（6）填寫報(bào)到表。
2、在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開出的情況下；學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。

四、 會(huì)議期間注意問題
1、會(huì)務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。
2、會(huì)務(wù)組所用的書面文件需保存完好。
3、會(huì)務(wù)款的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn)；及相互出據(jù)憑證。
4、. 各人會(huì)務(wù)款必須保管好，做到每天進(jìn)行清點(diǎn)，保險(xiǎn)安全的寄存