大型涉外會議怎么組織

答：一.會議概述
會議的涵義與作用

組織會議.簡稱[辦會".是秘書工作的重要內(nèi)容之一.

什么是會議?簡單地說.三個人以上.聚合在一起.就某個或某些議題進行討論或解決.就是會議.兩個人談話或討論叫交談或會談.三個人以上.沒有主持人又沒有中心議題的談話叫閑聊.

另外.眾多人聚合在一起.也有主持人或主辦人.但不是為了討論或解決問題.而是為了顯示某種精神或力量.或是為了同一個目標而進行的有組織的活動.也被稱作什么[會".前者如慶祝會.歡迎會.聲討會等,后者如運動會.展銷會.追悼會或者宴會.舞會.等等.這些[會".只是聚會.[會而不議".和我們這里討論的[會議"在性質(zhì)上和作用上是有區(qū)別的.

通常.召開會議需要一定的時間.在一定的地點.正式的會議還要冠以能反映會議內(nèi)容.性質(zhì).人員.時間.地點等完整而確切的名稱.

(1)會議可按不同的標準劃分為不同的類別.

按內(nèi)容.性質(zhì).分為代表大會.工作會議.學術會議.聯(lián)席會議等,如按會議的形式.可分為小組會.座談會.報告會等:按與會人員的成分.可分為黨委會.董事會.記者招待會等,按照人數(shù).規(guī)模.可分為大型會議.中型會議.小型會議,按照會議召開的規(guī)律或日期.可分為定期例會.臨時性會議,此外.還有按會議的范圍.地區(qū).時間分類的.

(2)會議的作用.

無論什么會議.總要圍繞中心議題進行討論.總希望弄清什么問題.或解決什么問題.或得出什么結(jié)果.總之.要達到預期的目標.這是就會議的整體作用而言的.比如.通過交流.取得了新的信息,經(jīng)過討論.集思廣益.取長補短.形成了正確的意見,通過表決.多數(shù)或一致作出了決定或決議,通過聽取別人的報告或發(fā)言.受到啟發(fā)或教育.等等.

會議的作用還應該從每一個與會者所起的作用來認識.會議與會者一般有三種人:

一種是會議的主持人或召集人.一種是參加會議的正式成員.還有一種是受邀請參加或列席的人員.這三種人員都應起到自己應起的作用.

另外還有一種人員.既非主持人或正式與會者.又非受邀請者或列席者.但他們都參加會議.自始至終為會議服務.對支持和保證會議取得預期效果起著不可替代的重要作用.那就是秘書.

會議的要素

一般來說.會議有六個要素.即:與會者.主持人.議題.名稱.時間.地點.下面分別介紹之.

與會者

與會者就是參加會議的正式成員.包括主持人.也包括秘書.但不包括在會場上的其他服務人員.人們被召集來開會.是要花費一定時間和精力的.而時間和精力在某種程度上就是效益.就是財富.只能創(chuàng)造.不能浪費.因此.從原則上講.參加會議的人應做到:該參加的一個不少.不該參加的一個不多.

具體地說.與會者應具有必要性.重要性.合法性.

必要性.這是指與會者必須是與會議直接有關的人員.也就是符合會議確定范圍.有權了解會情.提出意見.表示態(tài)度.作出決定的人,或是能提供信息.深化討論.直接有助于會議達到預期效果的人.

重要性.這里指的是與會者雖與會議沒有必然的.直接的關系.但卻有利于會議的進展或擴大效果的人員.這些人員通常是臨時邀請的.

合法性.這是指有些重要的會議.與會者必須具有合法的身份和法定的資格.如:人民代表大會的與會者必須是依法選舉產(chǎn)生的各級人民代表,黨的代表大會首先必須是黨員.其次必須是各級黨組織全體黨員選舉產(chǎn)生的代表,公司董事會或股東大會的與會者必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東.等等.

有些會議組織者不注重與會者的必要性.重要性和合法性.而只顧壯場面.求熱鬧.或是利用會議向上攀.拉關系.造成開幕式.閉幕式.拍照.宴請.發(fā)紀念品.參觀游覽時轟轟烈烈.而正式會議時反而稀稀拉拉.冷冷清清.結(jié)果不僅是很大的浪費.甚而沖淡或干擾了會議的主題.這種做法是應該反對的.

主持人

主持人是會議過程中的主持者和引導者.也往往是會議的組織者和召集者.對會議的正常開展和取得預期效果起著領導和保證作用.

會議主持人通常由有經(jīng)驗.有能力.懂行的人.或是有相當?shù)匚?威望的人擔任.一般有兩種情況:一種是當然主持人.是由其職務和地位.也就是由組織的章程或法規(guī)決定的.如:單位的工作例會由單位領導人主持.黨組織的會議由黨的書記主持.董事會由董事長主持.主持人因故不能主持會議時.也可委托副職或其他相應的負責人主持.

另一種是臨時的主持人.比如.各種代表會議.或幾個單位.幾個地區(qū)的聯(lián)席會議.則由代表們選舉或協(xié)商產(chǎn)生.特別重大的會議.則需產(chǎn)生相應人數(shù)的主席團.由主席團成員集體或輪流主持會議.除了小型會議之外.大中型會議的主持人主持會議時通常需要秘書長或秘書協(xié)助.

議題

議題.是會議所要討論的題目.所要研究的課題.或是所要解決的問題.議題必須具有必要性和重要性.又必須具有明確性和可行性.會議圍繞這樣的議題展開討論.進行研究.才容易取得共識或最后表決通過.因此每次會議的議題應該盡可能集中.單一.不宜過多.不宜太分散.尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會議上討論.使與會者的注意力分散.不利于解決問題.

議題的產(chǎn)生通常有兩種情況:一種是領導根據(jù)需要指定的,另一種是秘書調(diào)查研究.綜合信息后提出.再經(jīng)領導審定的.
有些重大的代表會議.先由代表提出[提案".由秘書或秘書處匯總.再提交主席團或?qū)ｉT的[提案審查委員會"審議通過.才能成為列入會議議程的正式議題.因此.議題還必須具有合法性.

名稱

正式會議必須有一個恰當.確切的名稱.

俗話說.名不正則言不順.會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容.性質(zhì).參加對象.主辦單位或組織.時間.屆次.地點或地區(qū).范圍.規(guī)模.等等.

會議名稱必須用確切.規(guī)范的文字表達.它既用于會前的[會議通知".使與會者心中有數(shù).作好準備,又用于會后的宣傳.擴大會議的效果,更用于會議過程中使與會的全體成員產(chǎn)生凝聚力和
藍嚴惑.

大中型的會議名稱被制作成橫幅大標語.置于會議主席臺的上方或后方.作為會議的標志.簡稱[會標".會標必須用全稱.不能隨意省略.以免不通.產(chǎn)生誤會.

時間

會議時間有三種含義:一是指會議召開的時間,二是指整個會議所需要的時間.天數(shù),三是指每次會議的時間限度.

會議召開時間.某個會議什么時間召開最合適?要考慮多種因素.首先是需要.如每周一次的工作例會.通常放在周末的下午.一周即將結(jié)束.下一周就要開始.利于承上啟下.一年一度的職工代表會議.宜于年初召開.既利于總結(jié)上年的工作.生產(chǎn)成果.又利于討論.部署新一年的工作.生產(chǎn)計劃.通過各種預算等.有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn).學校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性.其次是可能.即最好是每位與會者都能參加的時間.如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會.常定在下班前半小時.而不是安排在剛上班時.再次是適宜.即要考慮氣候.環(huán)境等自然因素和社會因素.

會議需要時間.可長可短.盡量緊縮.少則幾分鐘.幾十分鐘,多則幾天.十幾天.會議組織者應盡可能準確地預計需要時間.在會議通知中寫明.便于與會者有計劃地安排.

會議時間限度.每次會議時間最好不超過一小時.如果需要更長時間.應該安排中間休息.

地點

會議地點.又稱[會址".既是指會議召開的地區(qū).城鄉(xiāng).又是指會議召開的具體會場.為了使會議取得預期效果.選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素.

國際性或全國性會議.要考慮政治.經(jīng)濟.文化等大因素.一般在首都北京或其他中心城市如上海.武漢.廣州.西安等地召開.

專業(yè)性會議.應選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開.以便結(jié)合現(xiàn)場考察.小型的.經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室.選擇會址.還要考慮會場設施.交通條件.安全保衛(wèi).氣候與環(huán)境條件等因素.

二.會前準備

在領導確定了會議諸要素以后.頂尖秘書就應著手做準備工作了.會前準備很重要.不允許有絲毫的疏漏差錯.會前準備充分是會議成功的保證.

會議計劃和成本預算

開會需要動用人力.物力.財力.又往往占用一些工作.生產(chǎn)時間.為了使開會與日常工作.生產(chǎn)互相結(jié)合.促進.而不是互相沖突.抵耗.會議必須要有計劃.開會也是一種投入與產(chǎn)出.盡管投人往往是有形的.產(chǎn)出往往是無形的.但總是以最少的投人爭取最大的產(chǎn)出.因此.會議應該計算成本.作出預算.包括在會議計劃之中.

(1)會議計劃.

會議計劃首先應明確會議的目的和任務.確定會議的名稱.出席對象.主持人.規(guī)模.規(guī)格.召開時間.需用時間.地點.議程等.即會議六要素的具體化.

其次會議計劃應明確會議應做哪些準備工作.如需用哪些文件.會場怎樣布置.是否需要食宿.車輛.是否安排參觀.文化娛樂等其他活動. `

再次決定會議的工作人員和服務人員.必要時成立籌備組.臨時秘書處或籌備委員會.

會議計劃由秘書制訂.提出.經(jīng)領導審核批準后-再由秘書或秘書處組織人員.分頭按計劃執(zhí)行.

機關.單位內(nèi)部的小型會議也應有計劃.使組織成員做到心中有數(shù).早作安排.部門的會議至少應提前一星期報至辦公室.由辦公室統(tǒng)籌安排.訂出一周會議安排表.使各部門工作不致相互沖突.領導也可有選擇.有計劃地參加部門會議.有利于全局工作的順利開展.

(2)會議成本預算.

有明顯投入的大中型會議.特別是跨地區(qū)的.會期超過一天的會議.必須計算成本.作出預算.
會議成本包括兩部分:

①[顯性成本".

即會議明顯的耗費.如會場租借費.文件材料費.與會者的交通費.食宿費.活動費以及服務人員的工資等.這些費用是可以明顯計算出來的.又是直接消費的.

②[隱性成本".

即與會者因參加會議而損失的勞動價值.一般不大為人們所注意的成本.這部分勞動價值以每小時工資的3倍再乘以2計算.它的含義是這樣的:一個生產(chǎn)者的勞動價值至少是他工資的8倍.參加會議前必然要作些準備.會后又有用于思考.回憶的時間.所以還要乘以2.會議成本的計算公式是:會議成本=X+2J×N×T

其中.X表示顯性成本的總和,J代表與會人員每小時平均工資的3倍,N表示人數(shù),T代表時間(小時).

所以.召開一個百人左右.跨地區(qū)的.會期3至5天的中型會議.其會議成本總數(shù)將達到幾萬元甚至幾十萬元.有些國家.有些大企業(yè)每次開會總把會議成本預算表貼在會議室的門口.讓每個與會者一進門就知道這次會議要花費多少代價.從而共同努力提高會議的效率.因此.一些目標.效果不十分明顯的會議應當少開或不開.頂尖秘書雖無決定權.但應有清醒的頭腦.正確的態(tài)度.可以提出自己的意見.

文件準備較重要的會議頂尖秘書都需要事先準備文件

會議文件有兩大類:

一類是供會上學習參考的文件資料.如上級的有關政策.方針.法規(guī).計劃.以及專業(yè).技術性資料等.這類文件有些在會議結(jié)束后不能讓與會人員帶走.秘書應做好回收工作.

另一類就是會議本身所產(chǎn)生的文件.如:開幕詞.工作報告.講話稿.會議記錄.會議簡報.會議決
定.會議紀要.閉幕詞.會議總結(jié)等.其中.開幕詞.工作報告.領導講話稿是必須在會前準備妥當?shù)?其他文件則在會議過程中或會議結(jié)束時形成.

這類文件可以讓與會人員帶走.作為進一步學習或傳達.貫徹之用.

(1)開幕詞.

開幕詞是會議開始時會議主席所作的發(fā)言稿.一般帶有預告及禮儀性質(zhì).比較簡短.內(nèi)容大體包括三方面:
①對來賓和與會人員表示歡迎.
②對會議的內(nèi)容.任務.目的作簡要介紹.
③預祝會議成功.

(2)工作報告.

工作報告是會議的主要文件.其中的主要內(nèi)容往往是會議討論的中心議題.工作報告必須有實質(zhì)性的內(nèi)容.既可以是對前階段工作成果.經(jīng)驗.缺點的回顧與總結(jié).也可以是對后階段工作提出計劃.預算.部署或展望.工作報告既要全面.又要重點突出.篇幅一般較長.幾千字到幾萬字不等.視內(nèi)容而定.

(3)發(fā)言稿.

這里指的是除工作報告之外的其他與會者的發(fā)言稿.發(fā)言稿也要有具體的內(nèi)容.但不像工作報告那樣面面俱到.而應是背景介紹.或是財政開支.或是人事管理.或是專業(yè)背景.或是會議關心的其他問題.等等.有些會議對發(fā)言時間有限定.發(fā)言稿一般不宜太長.發(fā)言稿有些是由發(fā)言人親自撰寫.也有些是由秘書代為起草.冉修訂定稿.

(4)其他會議文書.

除此三文件之外.頂尖秘書還必須準備好會議所用的技術性.程序性文書材料.如:會議通知.會議議程表.日程表.作息時間表.與會人員名單.通訊錄.分組名單.住房安排表.工作人員名單.車輛調(diào)度表.等等.

(5)會議文件的準備程序.

一般先由領導根據(jù)會議內(nèi)容.目標的要求確定要點.授意給秘書.頂尖秘書按照領導授意.收集資料.寫成初稿.呈給領導審閱.領導審閱后提出意見.交回給秘書修改.或是自己修改.頂尖.秘書修改后再次呈給領導.由領導審定后簽發(fā).秘書或文員將簽發(fā)的文稿打印.裝訂成正式文件.其程序如下:

會議準備

對會場的要求總體上是:整潔.安靜.明亮.空氣流通.大小適宜.一應設備齊全.利于安全和保密.具休要求如下:

(1)會場布置

會場除了整潔.安靜.明亮.通風.安全等要求之外.還應考慮形狀.大小.桌椅安排等布置.小型會議可安排在一般會議室.會議室有方形.長方形.圓形.橢圓形等.會議室的中央放置長方形或長圓形會議桌.桌上正中可以放置一兩盆鮮花.四邊供與傳教放置文件.文具.茶杯之用.桌子的周圍放置靠背椅.數(shù)量視人數(shù)而定.主席的位置一般在會議桌的兩端.視門的方向而定.通常在門的左側(cè).多邊會議采用正圓形會議桌.或多邊形桌位.因為正圓形或多邊形會議桌的席位無主次之分.大中型會議則安排在會議廳.扇形會議廳比長方形的效果要好.會議廳的前方安排主席臺與講臺.主席臺應用長方形桌.上鋪白色.天藍色或其他顏色桌面.臺上方或后方懸掛會標.會標一般用紅底白字.企業(yè)也可用紅底金字.講臺不宜過大過高.應與講話人的身材比例協(xié)調(diào).臺前可放置花草盆景.使主席臺整體上顯得色彩和諧.舒心悅目.面對主席臺的是與會者席位.應有桌有席.便于放置文件和做記錄.席位之間不應太擠.便于進出活動.研討會.座談會可將桌椅排成半圓形或小方塊形.席前除文件.資料外.可放置飲料.水果.還應多備話筒.便于與會者原桌發(fā)言和多向交流.會場大小應與人數(shù)相適應.與其過大.不如偏小.會場過大則顯得松散.容易產(chǎn)生遲到.早退現(xiàn)象.不利于產(chǎn)生好的會議效果,偏小反而顯得緊湊.容易使人思想集中.情緒飽滿.

工作會議或同一系統(tǒng)會議.與會者的席位依職務高低為序.職務越高者離主席席位越近.兩邊入席.左高右低.前高后低.研討會.座談會之類的會議.與會者可隨到隨坐.不指定席位.重要的大中型會議.則應按地區(qū).系統(tǒng).單位等分組.事先劃分席位.與會者由秘書或服務人員引領入席.

(2)主席臺席位.

重大會議的主席臺席位應講究排列.主席臺席位視人數(shù)設一排或數(shù)排.第一排席位應為單數(shù).席位的次序應以主席團成員職務高低.對會議的重要程度而定.邀請的貴賓或來賓如安排在主席臺就坐的也按照同樣原則.

第一排的正中為首席.其次是左位.再次為右位-先左后右.左高右低.前排為主.后排為次.其他的依次類推.在席位前放置姓名牌.便于按位入座.

(3)會場設施.

會場一應設施都必須在開會前準備齊全.如擴音.錄音.放音.唱片.錄像.攝影.投影儀.放映機.燈光照明.風扇或空調(diào).記錄紙.文具.茶具.等等.儀器.設備等應事先反復檢查.調(diào)試(如擴音器
的音量大小).以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯.

(4 )其他準備.

會期較長的會議應準備與會人員的就餐.住宿.會場外應有醫(yī)護人員值班.遠道而來的應準備接送車輛.會議要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱.重要會議應有安全保衛(wèi)人員和保密措施.會議計劃中如安排參觀.考察.游覽等活動.或贈送圖片.資料.紀念品等.都應在會前做好準備.

會議議程.程序的擬定

(1 )議程.

會議通常有一個或幾個相關的議題.若有多個議題.頂尖秘書應根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系.主次.先后排列次序.編排議程.印成文字.就是議程表.會前發(fā)給與會人員.
(2)程序.

會議內(nèi)容除了議題之外.還有一些禮儀性.結(jié)構性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項目.如宣布會議開始.奏樂.致開幕詞.小組討論.發(fā)言.致閉幕詞.宣布會議結(jié)束等.把第一次會議的這些項目和內(nèi)容有序地排列.即使之程式化.便是程序.制成文書.就是程序表. 程序表最好能列上時間安排.具體到幾點幾分.

(3)日程表與作息時間表.
會期超過一天的會議.還應訂出日程表和作息時間表.

①日程表.

即將會議的全部內(nèi)容(包括參觀和文娛活動)分解安排在會期幾天的各單元(如分上午.下午.晚上)或時數(shù)(幾點至幾點)內(nèi).以簡短的文字表達.制成表格.

②作息時間表.

即將每天的起居.用餐.參加會議或其他活動.休息等時間安排制成表格.安排作息時間應考慮到勞逸結(jié)合.冬夏時令特征等因素.

會議議程.程序.日程表.作息時間表的擬定.體現(xiàn)出會議準備的充分和計劃的嚴密.可以使與會人員和服務人員做到心中有數(shù).使會議有條不紊地進行.這是會議成功的必要保證.

會議通知的發(fā)送

會前一切準備就緒之后.就應及時發(fā)送會議通知.本單位的小型會議.可采用口頭.電話.書面通知等方式通知.外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知.邀請性會議則可寄送請柬或邀請
信.

會議通知上應寫明下列內(nèi)容:
①會議召開的時間.需用時間或會期.地點(會址).
②會議名稱和主要議題.
③參加對象.
④須作什么準備.
⑤報到日期.地點.接站辦法等.
⑥召集單位署名.通知發(fā)出日期.加蓋公章.
邀請性會議為準確統(tǒng)計與會人數(shù).做好相應準備.通知時應提前7天以上并附加回執(zhí).

回執(zhí)中需有下列內(nèi)容:
①受邀請者娃名.性別.年齡.工作單位及地址.職務或職稱.
②是否參加會議.
③預訂住房標準.
④提交論文題目或資料名稱.
⑤回程車船機票登記等.

會議通知可采用郵寄(包括電子郵件).傳真.專人送達等方式.對重要的邀請對象可用發(fā)送書面通知或請柬.再加電話征詢.確定的雙重方式.

附回執(zhí)的通知應計算郵途的來回時間.受邀請者考慮和準備時間.相應提前發(fā)送.但又不可提前過多.以免對方遺忘.